1. OBJETIVO GENERAL 

Determinar la política de protección de datos personales para la empresa SUAYMAR S en C, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente en Colombia. 

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

• Cumplir con la normatividad Ley 1581/2012 y demás 
• Dar a conocer a empleados, clientes, proveedores, contratistas, visitantes y toda persona o entidad con vínculos con SUAYMAR S en C cómo se recolectan, almacenan, usan, circulan y eliminan sus datos. 
• Garantizar la autorización del manejo de su información.

3. ALCANCE 

Aplicable a todos los niveles de la organización, bases de datos, archivos que contengan información personal y que sean objeto de tratamiento por parte de SUAYMAR S en C, considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales. 

4. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Representaciones e Inversiones Suárez Marín “SUAYMAR” S en C 

Número de Identificación Tributaria NIT 800.236.263-6. 

Domicilio: Vereda Pueblo Viejo Km. 1 Vía Cota – Suba, Cota – Cundinamarca. 

Teléfonos: (601) 876 53 35 

Correo Electrónico: contactenos@suaymar.com 

5. DEFINICIONES 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales SUAYMAR S en C tiene una relación comercial. 

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, etc. 

Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos). 

Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento. 

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales. 

Responsable del Tratamiento: Persona que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable. 

6. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

En el tratamiento de los datos personales, SUAYMAR S en C respetará los principios establecidos en el artículo 4° de la ley 1581 de 2012: 

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular, cual será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. 

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular; 

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; 

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; 

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. 

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de 4 datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. 

7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR SUAYMAR S en C 

SUAYMAR S en C para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores y familiares de éstos, clientes, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades: 

7.1 Finalidades Generales Tratamiento de Datos Personales 

• Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos; 

• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales; 

• Contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o han tenido relación. 
• Transferir la información recolectada a distintas áreas de SUAYMAR S en C para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros); 
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales; 

• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de y en sus bases de datos comerciales y operativas; 

• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de SUAYMAR E en C. 

7.2 Datos Personales de nuestros Clientes: 

• Para cumplir las obligaciones contraídas por SUAYMAR S en C con sus clientes al momento de adquirir nuestros productos; 

• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio; 
• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores; 
• Capacitar asesores en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por  SUAYMAR S en C; 

• Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de SUAYMAR S en C, incluyendo descargas de contenidos y formatos; 

7.3 Datos Personales de nuestros Empleados: 

• Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad; 
• Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de SUAYMAR S en C, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, verificación de antecedentes legales, disciplinarios y afines, actividades de bienestar y salud en el trabajo, entre otras; 
• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable; 
• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo; 
• Planificar actividades empresariales; 
• Conservar un registro histórico de las personas que tuvieron un vínculo laboral con SUAYMAR S en C; acceso a la historia clínica ocupacional y a todos aquellos datos que en ella se registren; entre otras finalidades que sean especificadas en cada una de las autorizaciones. 

7.4 Datos Personales de nuestros Proveedores y/o Contratistas: 

• Para las finalidades derivadas de la relación existente, tales como la seleccionar, evaluar y ejecutar contratos; 
• Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones; 
• Para hacer el registro en los sistemas de SUAYMAR S en C; 
• Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;
   

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES 

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de SUAYMAR S en C, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: 

8.1 Conocer los Datos Personales sobre los cuales SUAYMAR S en C está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados a través de los canales establecidos por este, los cuales se indican en esta política; 

8.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a SUAYMAR S en C para el Tratamiento de sus Datos Personales; 

8.3 Ser informado previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales; 

8.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales; 

8.5 Solicitar a SUAYMAR S en C la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA COMPAÑIA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos; 

9. DEBERES DE SUAYMAR COMO RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS. 

SUAYMAR S en C entiende que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. 

SUAYMAR S en C atenderá los deberes previstos para los responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan. 

10. MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE CONSULTA, ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y RECLAMOS 

Con el fin de que Los Usuarios formulen sus consultas, solicitudes de actualización de datos y reclamos, SUAYMAR S en C ha dispuesto como canales de contacto los citados en el punto 4. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES y relacionados a continuación: 

Domicilio: Vereda Pueblo Viejo Km. 1 Vía Cota – Suba, Cota – Cundinamarca. 

Teléfonos: (601) 876 53 35 

Correo Electrónico: contactenos@suaymar.com 

11. AUTORIZACIÓN 

SUAYMAR S en C solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. 

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición como: 

• Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales 

determinado por SUAYMAR S en C. 

• De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
   

12. VIGENCIA 

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales ha sido actualizada y entra en vigencia desde el veinte (20) de enero de dos mil veinticinco (2025). 

Francisco Suárez Moreno 

Representante Legal